Manual básico para la organización de eventos en la UA. Gabinete de Protocolo

Manual básico para la organización de eventos en la UA

El Gabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad universitaria para el apoyo a la preparación de los acontecimientos que se celebran en nuestra Universidad.
A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organización de los mismos.

1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO
Nombre del acontecimiento.

2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA
Con antelación suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto será de por lo menos 3 meses.

3 . PETICIÓN DE SALA
Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente.
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.

4 . EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.

Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.

   Persona de contacto D. Enrique Pérez Penedo, director del Gabinete
    Teléfono: 965903471.
    Ubicación: Biblioteca General
    E-mail: gabimatge@ua.es

Imprenta:

    Persona de contacto: D. Juan González Pagán, ningún de taller
    Teléfono: 965903472.
    Ubicación: Pabellón Biotecnología (antiguo edificio Consejo Social)
    E-mail: impremta@ua.es

Se deberá proporcionar modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión.
Debe encargarse el trabajo con suficiente antelación.

5 . ENVÍO DE INVITACIONES
Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).
Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.

6 . PARTE DE MANTENIMIENTO
Se solicitará al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.).

7 . COLABORACIONES
Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.

8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES
Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:

1 . Invitación al acto:

Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación
Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir.
Si la invitación se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretaría para que conste en su agenda (es imprescindible).

2 . Asistencia de autoridades.

Cuando en los actas a celebrar esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberían ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.

3 . Día del acto:

Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irán a recoger al rector a su despacho para acompañarle hasta el salón donde se vaya a celebrar.
El rector o persona en quien delegue deberá tener en la mesa presidencial un guión del desarrollo del acto, y de los momentos en los que habrá de intervenir.

9. OFICINA DE COMUNICACIÓN
Si se desea dar difusión al acontecimiento que se va a celebrar, deberá ponerse en contacto con la Unidad de Comunicación por lo menos una semana antes.

    Persona de contacto: Dª. Mª Rosa García Mirasierras, directora
    Teléfono: 965903477.
    Ubicación: Edificio de Servicios Generales y Rectorado
    E-mail: gabipremsa@ua.es

10 . SERVICIO DE JARDINERÍA
Se aconseja poner en conocimiento del servicio de jardinería, el acontecimiento que se va a celebrar y si se van a hacer recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado.

    Persona de Contacto: D. José Luis Romero Lamaignere
    Teléfono-Fax:: 965209180.
    E-mail: jlromeu@arrakis.es

11 . CONTRATACIÓN DE MENÚS
Si hay comer o cenar después del acontecimiento hay que reservarla con por lo menos una semana de antelación indicando el número de comensales.
Se debe ir al salón para conocer la distribución de las tablas, y organizar el protocolo.
Restaurantes y cafeterías de la universidad de Alicante.

12 . ASISTENCIA DE TUNAS A ACTOS
Ponerse en contacto con las secretarías de Facultad para solicitar la asistencia de las mismas.

13 . CONTRATACIÓN DEL TALLER DE IMAGEN
Si se desea la grabación del acto y/o fotos del mismo, se pueden obtener contratando los servicios del Taller de Imagen.

    Teléfono: 965903514 / 3515.
    Ubicación: Edificio Taller de Imagen
    E-mail: info@imatge.ua.es

14 . ORNAMENTACIÓN
El Gabinete de Protocolo podrá asesorar sobre la ornamentación de las diferentes salas: manteles, carteles para tablas presidenciales, ornamentos florales, banderas, disposición de agua en la mesa.

15 . RECURSOS

16 . MODELOS