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Procedimiento de tramitación del acuerdo de prácticas electrónico

PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DEL ACUERDO DE PRÁCTICAS A TRAVÉS DE LA E-ADMINISTRACIÓN

A. Inicio del trámite desde UXXI en los Centros:

1. Pantalla Firmas en UXXI cumplimentada con todos los datos de las prácticas.

2. Se activa la casilla Validado y se inicia la tramitación de la firma del acuerdo de prácticas

Cuando se active la casilla Validado en la  Firma en UXXI se creará de forma automática un usuario UA Cloud para el tutor empresa, si no lo tiene ya creado anteriormente. Con ese usuario se tendrá que identificar en UA Cloud y crear su contraseña. 

El sistema de creación de usuarios de UA Cloud para el tutor/a externo asocia a la persona que aparece en la pantalla Firma de UXXI como tutor/a de empresa un usuario que sigue el siguiente patrón: DNIletra@usr.ua.es  (aunque el usuario tiene formato de dirección de correo electrónico no está asociado a una cuenta de correo, solo existe para acceder a UA Cloud).

Si el tutor/a externo no está bien identificado en la tabla de Personal de UXXI (Mantenimiento de Empresas > Personal) con un número de identificación correcto no se creará su usuario y no podrá acceder a UA Cloud. Por ello, antes de cumplimentar la pantalla Firmas es necesario consultar la empresa / delegación para ver si el tutor/a está registrado correctamente con su DNI y un correo electrónico único, que no comparta con otra persona en la misma o en otra empresa (en el menú Empresas, Consulta de contactos, se puede consultar un DNI o en correo electrónico y ver si hay más de un registro y en qué empresas o delegaciones está esa persona o ese correo).

 Otras cuestiones importantes que hay que tener en cuenta:

 B. Quién y cómo reciben las indicaciones para revisar y validar el acuerdo

Dado que el/la estudiante es la parte más interesada y más accesible para los centros gestores de prácticas es quien inicia el flujo de firma del acuerdo. El/la estudiante recibe un aviso por correo electrónico para entrar a la EADMUA para iniciar el trámite de firma.

1. El o la estudiante:

El/la estudiante accederá  a UA Cloud a la E-administración y tendrá a su disposición el           documento para revisarlo y si está todo correcto, lo firma  (le llega una clave de Firma al correo personal que tenga en la configuración de su perfil de UA Cloud) y pasa al siguiente firmante.

Si detecta algún error, ANULA la firma e indica el motivo de la anulación (si es posible se comunica qué se debe modificar) y llega un correo al  Centro para que se modifique en UXXI y se cree otro documento que iniciará de nuevo el procedimiento.

2. El tutor o tutora de empresa: 

Una vez firmado por el estudiante, el sistema envía al tutor externo un correo electrónico avisando  que tiene un documento listo para firmar (le enlaza al Portafirmas de la EADMUA)

El tutor o la tutora accederá a UA Cloud, E-Administración, con su  usuario y la contraseña que  se habrá creado previamente (cuando le llegó el aviso para darle su usuario) y tendrá el acuerdo de prácticas listo para su firma (le llega una clave de Firma al correo personal que tenga en la configuración de su perfil de UA Cloud –OJO debe coincidir con el que tengamos en UXXI-GEM Mantenimiento de Empresas > Personal). Si detecta algún error, ANULA la firma e indica el motivo de la anulación (si es posible se comunica la corrección) y llega un correo al estudiante (que ya ha firmado) y al  Centro para que se modifique en UXXI y se cree otro documento que iniciará de nuevo el procedimiento.

Si está todo correcto, tras la Firma,  el procedimiento electrónico continúa con el siguiente firmante.

3. El tutor o tutora UA:

El tutor/a UA accederá a UA Cloud a la E-Administración y tendrá a su disposición el documento para revisarlo y firmarlo si está todo correcto (con la tarjeta de claves que utiliza para el resto de firmas).  Si detecta algún error, ANULA la firma e indica el motivo de la anulación (si es posible se comunica la corrección) y llega un correo al estudiante y al tutor externo (que ya han firmado) y al  Centro para que se modifique en UXXI y se cree otro documento que iniciará de nuevo el procedimiento.

El tutor/a UA podrá firmar todos los documentos que tenga pendientes a la vez o uno a uno.

Una vez validado por las tres partes, finaliza la tramitación del documento.

Los acuerdos no finalizados se caducarán una vez terminado el curso académico, a partir del 1 de octubre.

C. Una vez finalizada la tramitación puede haber modificaciones durante las prácticas.

Si una práctica hay modificarla por cambio de fecha de finalización, de tutor o por cualquier otro motivo se procede de la siguiente manera:

Procedimiento detallado para la modificación o rescisión de los acuerdos ya firmados.

D. Gestiones de control en UACloud

Los Centros pueden consultar en e-administración > Gestión > Consulta de expedientes el estado de tramitación de los acuerdos de sus estudiantes. Y en Listados, pueden ver los acuerdo s pendientes de iniciar o ya iniciados y a falta de alguna firma.