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Frequent questions on heritage and inventory in the UA

CUESTIONES GENERALES

Guía rápida "Factura con material inventariable"

Relación de los bienes inventariables por cuenta contable y, dentro de ellas, por orden alfabético

En este enlace se encuentran los bienes inventariables por cuenta contable y, dentro de ellas, por orden alfabético,

¿Qué hacer en caso de que el elemento a introducir no esté en la relación de elementos inventariables?

Si al intentar inventariar un elemento este no estuviera entre la relación de elementos inventariables se deberá enviar un correo electrónico a upi@ua.es en el que se especifique claramente de qué elemento se trata.

Desde la UPI se valorará la conveniencia o no de darlo de alta como nuevo elemento inventariable o bien indicará cuál es el código en el que hay que introducirlo.

¿Qué poner en los campos MARCA, MODELO, NÚMERO DE SERIE cuando no existe información suficiente del bien a inventariar?

En este caso hay que poner en los campos en los que falta la información (Normalmente MARCA y/o MODELO) la siguiente leyenda: NO DISPONE.

En caso de que el elemento sea un bien mueble informático clónico, poner en el campo MARCA: CLÓNICO, pero sí el número de serie.

¿Cuándo inventariar un lote o conjuntos de bienes?

Según las normas de ejecución del presupuesto de 2017, y en referencia a la adquisición de lotes o conjuntos de bienes, se establece que serán inventariables aquellos bienes que el total de los mismos constituya un conjunto identificado y su valor sea igual o superior a 300 € más IVA.

Por lo tanto, sí que se deben inventariar todos aquellos bienes que pertenezcan al mismo lote o conjunto , aunque su valor individual sea inferior a 300 € IVA incluido.

¿Qué hacer en caso de que el total de la factura no coincida con lo que calcula la aplicación de UXXI?

Cuando se produzca un descuadre entre el total de la factura con elementos a inventariar y lo que la aplicación UXXI calcula (Esto se produce en el redondeo de los céntimos):

  • Lo más adecuado, solicitar al proveedor que rehaga la factura para que coincida con el cáculo del sistema.
  • Si lo anterior no pudiera hacerse, inventariar todos los elementos y en el último de ellos hacer el ajuste de los céntimos. En caso de ser varias líneas y en cada una de ellas haber varios elementos, hay que tener en cuenta que el reajuste se ha de hacer para cada línea.
  • Si el problema persiste, enviar un correo a la unidad de Patrimonio e Inventario (upi@ua.es) para que lo valoremos y podamos resolverlo.

BIENES INFORMÁTICOS

¿Qué bienes informáticos se han de inventariar?

Según la normativa de inventario que contienen las bases de ejecución del presupuesto y en virtud de lo que dispone el artículo 51 de dichas bases: Deberá ser inventariado cualquier otro material informático no fungible cuya vida útil sea superior a un año, independientemente de su precio de adquisición.

Sin embargo, esta disposición hay que limitarla a los casos en que el valor de adquisición sea igual o superior a 100 € (IVA incluido).

Por lo tanto, todo aquel material informático no fungible cuyo valor sea inferior a 100 € (IVA incluido), NO SERÁ INVENTARIADO.

¿Qué licencias o aplicaciones informáticas se han de inventariar?

Las aplicaciones informáticas que se adquieran en propiedad (y las que se adquieran bajo licencia de uso y explotación, sean o no de renovación anual), serán inventariables si su valor es igual o superior a 4.000 € (Incluido IVA).

En el caso de las licencias, en el campo MARCA, en el apartado DATOS DEL ELEMENTO de la pestaña GENERAL, hay que introducir lo siguiente: LICENCIA INFORMÁTICA.

IMÁGENES

¿Qué imagen introducir en el apartado DOCUMENTACIÓN de la pestaña DATOS ASOCIADOS?

La imagen que ha de acompañar a toda factura de un material mueble inventariable puede ser tanto una facilitada por el propio proveedor, como una imagen obtenida en Internet, como una realizada con una cámara por el personal del centro gestor de la unidad que gestione la factura.

En cualquier caso ha de ser un reflejo fiel del material que se está inventariando.

Cuando el elemento a inventariar no tiene imagen por su propia naturaleza, ¿qué hacer?

En el apartado DOCUMENTACIÓN de la pestaña DATOS ASOCIADOS hay que introducir el documento correspondiente (Por ejemplo, el contrato de licencias informáticas superiores a 4.000 €) que acredite la naturaleza del elemento.

¿Cómo introducir una imagen o varias imágenes, o un documento, en el apartado DOCUMENTACIÓN de la pestaña DATOS ASOCIADOS?

Cuando estemos en el módulo de Gestión de Inventario iremos al apartado DOCUMENTACIÓN de la pestaña DATOS ASOCIADOS y a partir de ahí proceder como se explica aquí

OTRAS CUESTIONES

¿Cómo dar de baja un bien inventariado?

Cuando haya que dar de baja del inventario un bien debe hacerse así.

Una vez comunicada la baja, si el material dado de baja tuviera que ser retirado del espacio en el que se encuentre, la misma unidad que ha comunicado la baja a la UPI tendrá que hacer lo siguiente:

¿Cómo inventariar material procedente de un contrato de arrendamiento con opción de compra?

Cuando se ejecute la opción de un compra de material procedente de un expediente de un contratación de arrendamiento, para inventariar ese material se ha de realizar una propuesta de gasto por 0 Euros con indicación del por qué se hace así, y, posteriormente, se hace la hoja de inventario correspondiente.

Amortización de libros y revistas

1.- Los libros y revistas físicas se amortizan a los cinco años.

2.- Los libros y revistas electrónicas se consideran activo intangible si en el expediente de contratación se estipula que su duración será superior a doce meses. No hay periodo de amortización puesto que en el contrato se estipula cuando se finaliza el uso.

Cesión de un bien mueble inventariado. Cómo proceder

Un bien mueble inventariado deberá somerterse al procedimiento de cesión en el caso de que la responsabilidad de uso y mantenimiento pasen a ser de otra universidad u organismo público o privado (La ubicación no es lo determinante).

Cómo inventariar un elemento asociado a dos o más facturas

Cuando un bien mueble haya de ser inventariado pero la totalidad de su precio sea la suma de dos o más facturas (Por ejemplo, la construcción de un microsopio), en la primera factura se inventariará ese bien y la o las siguientes se introducirán como mejoras del bien. La única cuestión a tener en cuenta es que cuando se introduzca la última, la fecha de confirmación se hará coincidir con la fecha de su introducción.

 

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