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Accesibilidad Digital

Documentos PDF

Accesibilidad en PDF

El formato PDF se ha convertido en un estándar para la publicación de documentos digitales. Los documentos PDF se componen de etiquetas y reglas propias, por lo que a la hora de crearlos o convertirlos debemos tenerlas en cuenta para garantizar su accesibilidad. 

Los documentos PDF se organizan internamente en diferentes etiquetas. Las etiquetas dan estructura al documento como encabezados, listas, secciones, etc. Por lo tanto, se aplican los mismos requisitos de accesibilidad que hemos visto en los apartados anteriores:

  • Redactar textos fáciles de comprender, y marcar el idioma del documento y de los fragmentos de texto.
  • Dotar al documento de estructura mediante el uso de listas, párrafos, títulos, etc.
  • Proporcionar descripciones a los elementos no textuales como imágenes, tablas o gráficos.
  • Crear enlaces con significado propio.
  • No transmitir información únicamente mediante el color.

En la mayoría de ocasiones, los documentos PDF son el resultado de la conversión desde otros formatos como Word o PowerPoint. En la actualidad casi todas las aplicaciones disponen de opciones guardar como PDF, pero no todas tienen en cuenta las características de accesibilidad.

Este es el caso de aplicaciones que instalan una impresora PDF en nuestro sistema para guardar cualquier contenido en este formato. Pero el el documento PDF resultante es texto sin estructura y en el peor de los casos el contenido se crea en imágenes, lo que hará el documento inaccesible a personas que utilicen productos de apoyo.

 

Crear PDF desde Word

Guardar como PDF en Word

La forma más sencilla de generar un documento PDF accesible es guardar nuestro trabajo realizado en Word.

Si hemos tenido en cuenta los requisitos de accesibilidad vistos en los apartados anteriores, nuestro documento también será accesible. Por el contrario, si nuestro documento de Word no contiene estructura: ni títulos, ni textos alternativos en imágenes, etc., el documento PDF resultante no será accesible tampoco.

Para guardar un documento de Word como PDF, seguimos los siguientes pasos:

  1. Pulsamos sobre Archivo y pulsamos en Guardar como.
  2. Pulsamos sobre Examinar para elegir dónde guardar nuestro documento. Acción examinar guardar como
  3. En el desplegable tipo de fichero seleccionamos PDF (.pdf).
  4. Ahora pulsamos sobre el botón de Opciones. Ventana guardar como seleccionar ubicación
  5. En el cuadro de diálogo de Opciones debemos asegurarnos de:  Ventana de opciones para guardar Documento de Office como PDF
    1. Activar la opción Crear marcadores usando y elegir  Títulos. De esta forma, se creará una tabla de contenido en el panel de navegación del documento PDF a partir de los títulos del documento de Word. Panel de navegación de marcadores en PDF
    2. Activar la opción Propiedades del documento. Con esta opción se incluirán los metadatos de nuestro documento de Office tales como: título, autor o fecha de creación en el documento PDF.
    3. Activar la opción Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad. Así conservaremos en el documento PDF todas las características de accesibilidad utilizadas en Word. Panel de etiquetas en PDF
    4. Desactivar la opción Texto de mapas de bits cuando las fuentes no estén incrustadas.  Es la forma de conseguir que nuestro documento PDF sea siempre texto, independientemente si tenemos el tipo de fuente instalado en nuestro sistema o no.
  6. Pulsamos sobre Aceptar.
  7. Finalizamos pulsando en Guardar.

Es importante destacar que no serán accesibles los elementos interactivos de Word o PowerPoint como gráficas, ecuaciones, formas o esquemas de SmartArt se exportarán a PDF como imágenes simples y por lo tanto debemos hacer modificaciones en el PDF resultante para garantizar su accesibilidad.

 

Guardar como PDF con Acrobat Profesional desde Word

Cuando instalamos Acrobat Profesional o Acrobat DC se añade un complemento a Microsoft Office que nos permite guardar como PDF nuestros documentos de Office de una forma más avanzada.

Para crear un documento PDF con el complemento de Acrobat en Word, seguimos los siguientes pasos:

  1. Seleccionamos la pestaña Acrobat.
  2. En la barra de herramientas pulsamos en Crear PDF. Barra de herramientas de Acrobat en Word Crear PDF
  3. Seleccionamos donde queremos guardar el documento.
  4. Por defecto las opciones de accesibilidad están activadas. Pulsando en Opciones tienes más opciones de configuración. Vemtama de opciones de PDF Maker
  5. Finalizamos pulsando en Aceptar.

 

Convertir PDF a Word

Como hemos dicho anteriormente, en la mayoría de casos los documentos PDF son el resultado de la conversión desde otros formatos, como Word o PowerPoint, por lo que si deseamos realizar modificaciones sobre nuestros documentos PDF, lo más sencillo es hacer las modificaciones sobre los documentos originales y volver a guardarlos como PDF.

Sin embargo, en ocasiones esto no es posible debido a que no disponemos del documento original en Word o PowerPoint, por lo que debemos utilizar una herramienta de edición de documentos PDF como Adobe Profesional o Adobe DC.

Ahora el proceso sería el contrario, convertir nuestro documento PDF con errores de accesibilidad a Word, hacer las modificaciones y posteriormente volverlo a guardar como PDF.

Para convertir un documento PDF a Word seguimos los siguientes pasos en Adobe Profesional:

  1. Seleccionamos el menú Archivo y pulsamos en Guardar como otro...
  2. Seleccionamos Microsoft Word y después en Documento de Word.
  3. Elegimos una ubicación y finalizamos pulsando en Guardar.

mENÚS Guardar como otro PDF a Word

 

Digitalizar un documento

Podemos digitalizar documentos con PDF desde... imágenes e incluso a directamente a través de un escáner o cámara.

Imaginemos que tenemos un documento impreso y no tenemos el original. Necesitamos hacerlo accesible para que una persona con discapacidad visual pueda tenerlo en formato digital. Para este propósito Adobe Profesional dispone de herramientas para ayudarnos a conseguirlo.

Menú crear PDF de archivo, escáner, imagen, etc.

Una vez abierto en Adobe Profesional el documento que deseamos digitalizar, seguimos los siguientes pasos para realizar un reconocimiento Óptico de Carácteres, OCR por sus siglas en inglés:

  1. Abrimos el menú Ver , seguidamente en Herramientas y pulsamos sobre Reconocimiento de texto.
  2. En las opciones de Reconocimiento de texto del panel de herramientas seleccionamos el botón En este archivo. Digitalizando un documento reconocimiento optico de caracteres
  3. En la ventana de Reconocimiento de texto:
    1. Seleccionamos la página o páginas que deseamos, por defecto todas.
    2. Seleccionamos el idioma en el que está nuestro documento, por ejemplo Español. Si queremos seleccionar otro idioma lo haremos desde Editar...
  4. Pulsamos en Aceptar.

Digitalizando un documento ventana de opciones de reconocimiento de texto

Dependiendo del tamaño de nuestro documento la digitalización llevará más o menos tiempo. Una vez haya terminado, es aconsejable que comprobemos que se ha reconocido el texto, imágenes o títulos.

Los elementos más problemáticos como los marcadores o tablas al no ser reconocidos con la misma precisión. Por lo que deberemos seguir trabajando con el documento.

 

Editar un PDF

En ocasiones no nos queda otra opción que modificar directamente las etiquetas que componen un documento PDF. Para hacer visible el panel de etiquetas, seguimos los siguientes pasos:

  1. Accedemos al menú Ver.
  2. Seleccionamos Mostrar/Ocultar.
  3. Seleccionamos Paneles de navegación.
  4. Seleccionamos Etiquetas.

Panel de etiquetas en PDF

Desde este momento disponemos del panel de Etiquetas Icono etiquetas . En este panel se muestra el árbol de etiquetas que contiene nuestro documento. Podremos ir desplegando niveles hasta llegar a la etiqueta que deseemos modificar.

Las etiquetas se modifican pulsando con el botón derecho sobre ella y seleccionamos Propiedades.

Modificar propiedades de etiqueta en PDF

 Se abrirá la ventana de propiedades de la etiqueta, en la que podemos modificar, entre otras cosas:

  • El Tipo de elemento: Nivel de encabezado 1, Nivel de encabezado 2, párrafo normal, elemento de lista, etc.
  • El Texto alternativo de imágenes y elementos no textuales.
  • Establecer el Idioma del texto que contiene la etiqueta.

Ventana propiedades de etiqueta en PDF

Etiquetar un documento PDF

Tras digitalizar un documento o conversión a PDF mal realizada, el documento PDF resultante carece de etiquetas de ningún tipo (títulos, listas o párrafos..) Para solucionar este inconveniente y dotar de etiquetas a nuestros documentos, seguimos los siguientes pasos:

  1. Desplegamos el menú Ver , seleccionamos Herramientas y pulsamos sobre Accesibilidad .
  2. En la opciones de Accesibilidad del panel de herramientas secundario, lateral, pulsamos sobre  Agregar etiquetas al documento .

Panel herramientas accesibilidad etiquetar automatocamente documento

Ahora podemos comprobar que en el panel de etiquetas sí aparecen etiquetas. En el caso de las imágenes, son reconocidas bien pero debemo añadir un texto alternativo con su descripción.

 

Texto alternativo en imágenes

Adobe profesional dispone de una herramienta para agregar la descripción de imágenes de forma sencilla. Para utilizarla, seguimos los siguientes pasos:

  1. Desplegamos el menú Ver , seleccionamos Herramientas y pulsamos sobre Accesibilidad .
  2. En la opciones de Accesibilidad del panel de herramientas secundario, lateral, pulsamos sobre Establecer texto alternativo. Panel herramientas accesibilidad establecer texto alternativo
  3. Ahora en segundo plano se van resaltando las imágenes del documento y aparece una ventana para incluir la descripción de esa imagen. También podemos marcarla como imagen decorativa. Tenemos botones para etiquetar la siguiente imagen o volver a la imagen anterior.

Ventana agregando texto alternativo a imagen herramienta accesibilidad acrobat

 

Comprobación de accesibilidad     Formularios