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Procedimiento completo
 
PROCEDIMIENTO DE MEDIO AMBIENTE
PMA-13
Revisión 03

Resumen del procedimiento de donación de bienes ya utilizados en la UA, a instituciones con convenio específico de donación.
 
  1. Solicitud de firma de convenio de donación por parte de una institución.
  2. Solicitud de donación.
  3. Resolución de la Comisión de Donación / Adjudicación de equipos.
  4. Registro de la adjudicación
  5. Preparación de los bienes que serán donados.
  6. Recogida de los bienes por parte de la insitución beneficiaria
  7. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)

Las instituciones que tengan firmado con la Universidad un convenio específico de donación de bienes ya utilizados, podrán solicitar a la misma la donación de aquellos bienes que hayan quedado en desuso en el campus universitario.

1. Solicitud de firma de convenio de donación por parte de una institución.
  • Si una institución está interesada en la firma de un convenio de donación de bienes ya utilizados en la Universidad, debe enviar un escrito, haciendo dicha solicitud, al Vicerrectorado de Relaciones Institucionales de la Universidad de Alicante.
  • Desde este Vicerrectorado, enviarán a la institución solicitante el borrador del convenio.
  • Si la institución está de acuerdo con los términos del borrador, debe comunicar al Vicerrectorado de Relaciones Institucionales de la UA la aceptación del mismo e indicar los datos necesarios para su firma.
  • Una vez que la institución ha aceptado los términos del borrador, el Vicerrectorado seguirá el Protocolo de actuación para la tramitación de convenios publicado en la página web del Gabinete de Convenios de la UA
2. Solicitud de donación.
  • Las instituciones con convenio que deseen solicitar a la Universidad bienes usados, deberán cumplimentar el registro PMA13-A1 (Solicitud de donación de bienes inventariables de la UA), que se encuentra en la página web de la UA y enviarlo firmado y sellado por el responsable de dicha institución, al Vicerrectorado de Infraestructuras , Espacios y Medio Ambiente y dirigido a la atención de la Comisión de Donación.
3. Resolución de la Comisión de Donación / Adjudicación de equipos.
  • El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente procederá a constituir la Comisión de Donación de bienes de la UA. Dicha comisión estará formada por representantes del Vicerrectorado de Tecnología e Innovación Educativa, Gerencia y el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente.
  • El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente, previo a la convocatoria, solicitará al Servicio de Informática/Servicio de Infraestructuras y Servicios la relación de los bienes disponibles en ese momento, destinados a la donación.
  • Dicha Comisión estudiará todas las solicitudes recibidas y tomará una decisión al respecto que será comunicada por escrito al responsable de la institución que hizo la solicitud.
4. Registro de la adjudicación
  • La Comisión de Donación, o persona en que delegue, debe cumplimentar y firmar por duplicado el registro PMA13-A2: Entrega de bienes donados indicando la relación de bienes que le han sido adjudicados, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria. En dicho registro tan sólo quedará pendiente la firma por parte de la institución beneficiaria.
  • La Comisión de Donación, o persona en que delegue, facilitará las dos copias de este registro cumplimentado y firmado, a la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, para que en primer lugar realice el correspondiente parte mantenimiento (apartado 4.5) y en el momento de la entrega supervise la retirada y recoja la firma, por parte de un representante de la institución beneficiaria, en las dos copias del registro y las reenvíen (a
partado 4.7).
5. Preparación de los bienes que serán donados.
  • Una vez recibidos los registros de adjudicación debidamente cumplimentados (PMA13-A2), la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, enviará un parte de trabajo siguiendo el procedimiento de partes a servicios externos, para que la empresa de mantenimiento prepare los bienes que serán donados en su correspondiente ubicación. En el parte, indicará la relación de bienes que se han adjudicado, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria, a fin de que la empresa de mantenimiento los aparte del resto y los identifique con un cartel donde quede reflejado el nombre de la institución beneficiaria. Cuando los equipos estén preparados, la empresa de mantenimiento se lo comunicará al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente.

6. Recogida de los bienes por parte de la insitución beneficiaria
  • Para fijar la fecha en que tendrá lugar la retirada de los mismos, el responsable de la institución debe ponerse en contacto con la persona designada para la gestión de almacenes en la UA, del Servicio de Infraestructuras y Servicios (servei.infserv@ua.es)
  • Durante la retirada de los bienes estará presente esta persona designada por la UA para el control del almacén, para que supervise que la retirada se realice correctamente.
NOTA 1: Si una institución no procede a la retirada del bien en el plazo de un mes desde que la Universidad le comunica la adjudicación, éste volvera a quedar disponible para ser adjudicado a otra institución.

NOTA  2: El traslado de los equipos correrá a cargo de la institución que los solicita.

7. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)
  • En el momento de la entrega de los equipos se procederá a la firma del registro PMA13-A2 (Entrega de los bienes donados) por parte de la institución beneficiaria para que quede constancia de la entrega de los equipos.
  • La persona responsable de la gestión de almacenes de la UA, hará llegar una copia de este registro correspondientemente firmado, al representante de la Comisión de Donación para que proceda a su archivo. La otra copia la enviará al Servicio de Informática o al Servicio de Infraestructuras y Servicios de la UA, según el caso, para que den de baja en su base de datos la relación de bienes que han sido adjudicados en donación.


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