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DONACIÓ DE BÉNS


PROCEDIMENT DE MEDI AMBIENTE
PMA-13
Revisió 04

 


Resumen del procediment de donació de béns inventariables de la UA, a instituciones amb conveni específic de donació.

  1. Constitució de la Comissió de Donació.
  2. Sol·licitud de donació.
  3. Resolució de la Comissió de Donació / Adjudicació dequips.
  4. Firma del conveni per part d'una institució
  5. Registre de l'adjudicació
  6. Preparació dels béns que seran donats.
  7. Recollida dels béns per part de la institució beneficiària
  8. Formalització de la donació / Firma del registre (DOS CÒPIES)
Annexos:
  • PMA13-A1: Sol·licitud de donació de béns inventariables de la UA

     

  • PMA13-A2: Entrega de material inventariable de la UA
  • PMA13-A3: Conveni tipus de donació UA - Institucions no privades (administracions, col·legis, ONGs, etc.)

     

  1. Constitución de la Comisión de Donación.
El Vicerrectorado de Campus y Sostenibilidad procederá a constituir la Comisión de Donación de bienes de la UA. Dicha Comisión estará formada por el Vicerrector de Campus o persona en quien delegue; el Gerente o persona en quien delegue y el Vicerrector de Tecnologías de la Educación o persona en quien delegue.
  • Dicha Comisión se reunirá bimestralmente (si existen solicitudes), estudiará todas las solicitudes recibidas y tomará una decisión al respecto que será comunicada por escrito al responsable de la institución que hizo la solicitud.
  1. Solicitud de donación.
  • El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente, solicitará periódicamente al Servicio de Informática/Servicio de Infraestructuras y Servicios, la relación de los bienes disponibles destinados a la donación con el objetivo de mantener dicha relación actualizada en la página web.

  1. Resolución de la Comisión de Donación (Adjudicación de equipos).
  • La Comisión de Donación comunicará por escrito al responsable de la institución que hizo la solicitud, la aceptación o denegación de ésta.
  • En caso de aceptación se indicará por escrito al solicitante el listado del material que le ha sido donado así como el plazo para que, a través del procedimiento especificado en el apartado 4 se formalice el convenio de donación (si no existe un convenio previo en este sentido).
  • Una vez formalizado el convenio (o confirmado la existencia de éste) la Comisión de Donación indicará por escrito a la institución, el plazo para que se ponga en contacto con la Universidad y establecer la fecha de recogida de los bienes.
  1. Firma de convenio de donación por parte de una institución.
  • Desde el Vicerrectorado de Campus de la Universidad de Alicante se enviará a la institución solicitante la propuesta del convenio.
  • Si la institución está de acuerdo con los términos de la propuesta debe comunicar al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente la aceptación del mismo.
  • Una vez que la institución ha aceptado los términos de la propuesta, dicho Vicerrectorado seguirá el Protocolo de actuación para la tramitación de convenios publicado en la página web del Gabinete de Convenios de la Universidad de Alicante.
  • El Vicerrectorado de Campus recibirá el convenio aprobado por Consejo de Gobierno y firmado por la Universidad de Alicante y contactará con la institución solicitante para  gestionar su firma.
  1. Registro de la adjudicación
  • La Comisión de Donación, o persona en que delegue, debe cumplimentar y firmar por duplicado el registro PMA13-A2: Entrega de bienes donados, indicando la relación de bienes que han sido adjudicados, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria. En dicho registro tan sólo quedará pendiente la firma por parte de la institución beneficiaria.
  • La Comisión de Donación, o persona en que delegue, facilitará las dos copias de este registro cumplimentado y firmado, a la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, para que realice el correspondiente parte mantenimiento (apartado 6) y, en el momento de la entrega, supervise la retirada y recoja la firma por parte de un representante de la institución beneficiaria, en las dos copias del registro y las reenvíen (apartado 8).
  1. Preparación de los bienes que serán donados.

Una vez recibidos los registros de adjudicación debidamente cumplimentados (PMA13-A2), la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, enviará un parte de trabajo siguiendo el procedimiento de partes a servicios externos,  para que la empresa de mantenimiento prepare los bienes que serán donados en su correspondiente ubicación. En el parte, indicará la relación de bienes que se han adjudicado, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria, a fin de que la empresa de mantenimiento los aparte del resto y los identifique con un cartel donde quede reflejado el nombre de la institución beneficiaria. Cuando los equipos estén preparados, la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios se lo comunicará al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente.

  1. Recogida de los bienes por parte de la institución beneficiaria
  • Para fijar la fecha en que tendrá lugar la retirada de los mismos, el responsable de la institución debe ponerse en contacto con la persona designada para la gestión de almacenes en la UA, del Servicio de Infraestructuras y Servicios (servei.infserv@ua.es)
  • Durante la retirada de los bienes estará presente esta persona designada por la UA para el control del almacén, para que supervise que la retirada se realice correctamente.

NOTA 1: Si una institución no procede a la retirada del bien en el plazo de un mes desde que la Universidad le comunica la adjudicación, éste volvera a quedar disponible para ser adjudicado a otra institución.

NOTA  2: El traslado de los equipos correrá a cargo de la institución que los solicita.

  1. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)
  • En el momento de la entrega de los equipos se procederá a la firma del registro PMA13-A2 (Entrega de los bienes donados) por parte de la institución beneficiaria para que quede constancia de la entrega de los equipos.
  • La persona responsable de la gestión de almacenes de la UA, hará llegar una copia de este registro correspondientemente firmado, al representante de la Comisión de Donación para que proceda a su archivo. La otra copia la enviará al Servicio de Informática o al Servicio de Infraestructuras y Servicios de la UA, según el caso, para que den de baja en su base de datos la relación de bienes que han sido adjudicados en donación.

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