Universidad de Alicante

Protocolo de actuación para la tramitación de convenios

1. Ámbito de aplicación
2. Protocolo para la tramitación de convenios: fases
    2.1 Iniciativa
    2.2 Contenido de la propuesta y tramitación 
    2.3 Aprobación y firma
    2.4 Archivo, registro y publicación
    2.5 Denuncia de convenios

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

2. PROTOCOLO PARA LA TRAMITACIÓN DE CONVENIOS: FASES

2.1. Iniciativa

 

2.2. Contenido de la propuesta y tramitación 

2.2.1 La persona proponente del convenio deberá presentar una solicitud a través de la e-administración de la UA (Acceso a la aplicación de convenios). En la solicitud, además de cumplimentar los datos requeridos, se adjuntará:

2.2.1.1 Texto del borrador del convenio o adenda, previamente consensuado entre las partes intervinientes.  Dicho texto estará en formato editable y deberá estar cumplimentado en su totalidad a excepción de la fecha de firma. Con el fin de agilizar la tramitación, se podrán utilizar alguno de los siguientes modelos: http://web.ua.es/es/gabinete-convenios/modelos/modelos-de-convenios.html. En el caso de no hacer uso de los mismos, cualquier convenio específico deberá ajustarse al contenido mínimo que establece la normativa actual (Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (Capítulo VI).

El borrador del convenio deberá presentarse en alguna de las lenguas oficiales de la Comunitat Valenciana. Si la contraparte solicitara la firma del convenio en una lengua distinta de las anteriores, la persona solicitante deberá presentar el borrador de convenio ya traducido y a doble columna para ser firmado en ambas lenguas en un único documento.

2.2.1.2. Memoria justificativa de la necesidad y oportunidad de la celebración del convenio, firmada por el o la PROPONENTE (formulario 1 para convenios marco). (formulario 1 para convenios específicos) . La figura del PROPONENTE es quien inicia oficialmente el Convenio: Vicerrector/a, director/a de centro/escuela, instituto/dpto., docente titular o gerente.

2.2.1.3 Informe relativo a la conveniencia de la tramitación del convenio (Formulario 2), emitido por:

• La Junta de Centro, si la iniciativa parte de una Facultad o Escuela.
• El Consejo de Departamento o de Instituto Universitario al que esté adscrito la persona proponente, si la iniciativa proviene de personal docente e investigador.
• El Vicerrector o Vicerrectora competente, cuando la iniciativa provenga de un servicio o unidad dependiente del mismo.
• El Secretario o la Secretaria General, cuando la iniciativa provenga del Servicio de Registro y Archivo.
• La persona que ostente la Gerencia o la persona que ostente la Dirección del Servicio, si la iniciativa proviene de personal de administración y servicios destinados en Servicios Generales.

 

Firmas adicionales requeridas sobre el Informe relativo a la conveniencia de la tramitación del convenio:

 

• Propuestas de convenios internacionales para la defensa de tesis doctorales en régimen de cotutela internacional y en los de colaboración académica y científica, el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno de la Comisión académica del programa de doctorado.
• Igualmente, en los casos de convenios conducentes a la mención de Doctorado Industrial, el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno de la Comisión académica del programa de doctorado.
• Cuando se trate de una propuesta de convenio internacional, tanto marco como específico, que conlleve intercambio de estudiantes de Grado y/o Máster, el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno del Decano/a de la Facultad o Director/a del Centro.
• Las propuestas de convenios para realización de trabajos fin de grado/máster. el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno del Decano/a de la Facultad o Director/a del Centro.

 

Una vez enviada la solicitud de convenio, la persona proponente recibirá un justificante de registro y los detalles del expediente, al que se asignará un número. Con este número de expediente podrá consultar la situación de la gestión de su solicitud y anularla si lo considera conveniente.

El Gabinete de Convenios revisará la propuesta de convenio, y tras la recepción de los informes preceptivos, en el caso de no existir defectos de forma o fondo, enviará a la persona proponente un aviso indicándole que su expediente pasará para su aprobación, si procede, en el próximo Consejo de Gobierno.

En caso de existir defectos de forma o fondo, problemas de legalidad o falta de documentación para poder tramitar la propuesta de convenio, el Gabinete de Convenios lo comunicará a la persona proponente y quedará a la espera de respuesta o aceptación de las consideraciones efectuadas. Transcurridos 10 días hábiles desde la anterior comunicación sin recibir respuesta al respecto, se entenderá que decae el interés en la tramitación del convenio. En el caso de convenios internacionales, el plazo de respuesta o aceptación se ampliará a 30 días hábiles.

 

2.3. Aprobación y firma

2.3.1 Cumplimentados los trámites de los apartados anteriores, la Secretaría General elevará la propuesta de convenio a Consejo de Gobierno para su aprobación si procede.

2.3.2  Aprobado el convenio por el Consejo de Gobierno, el Gabinete de Convenios publicará la relación de los mismos en la sección "Convenios aprobados en Consejo de Gobierno" de su página web http://web.ua.es/es/gabinete-convenios/convenios/convenios-aprobados-en-consejo-de-gobierno.html. Asimismo, remitirá a la persona proponente del convenio el texto definitivo, ya firmado por la UA, en tantos ejemplares como partes intervengan.

2.3.3 La persona proponente gestionará la firma de la/s parte/s restante/s (rubricado en todas sus páginas) y remitirá un original al Gabinete de Convenios para su debido archivo.

 

2.4 Archivo, registro y publicación

El Gabinete de Convenios procederá al archivo del convenio y a su inclusión en la base de datos diseñada a tal efecto.

De acuerdo con lo establecido en la normativa sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, los convenios serán publicados en la web de la UA. Cuando no sea posible publicarlos en su integridad por razones de confidencialidad, se indicará su objeto, partes firmantes, duración, obligaciones, económicas o de cualquier índole, y sus modificaciones si las hubiera.

 

2.5 Denuncia de convenios

2.5.1. En el caso de que se quiera denunciar el convenio antes de su fecha de finalización, deberá cumplimentar el siguiente escrito de propuesta de denuncia al que se deberá acompañar el formulario 3 , que se cumplimentará teniendo en cuenta lo expuesto en el apartado 2.2.1.3 y dirigirlo al Gabinete de Convenios por correo electrónico (convenios@ua.es)

Recibida la documentación anterior, el Gabinete de Convenios notificará a la contraparte la denuncia, previa comprobación de los datos oportunos, y enviará a la persona proponente copia de la notificación.

2.5.2. Si la denuncia la hiciera la otra parte, será suficiente con que la persona proponente de la UA envíe al Gabinete de Convenios el escrito recibido, en el que conste la voluntad de la denuncia.