Protocolo de actuación para la tramitación de convenios. Gabinete de Convenios

Protocolo de actuación para la tramitación de convenios

1. Ámbito de aplicación
2. Protocolo para la tramitación de convenios: fases
    2.1 Iniciativa
    2.2 Contenido de la propuesta y tramitación
  2.3 Aprobación y firma
    2.4 Archivo, registro y publicación
    2.5 Denuncia de convenios

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente protocolo se aplicará a aquellos convenios, renovaciones y adendas de convenios ya existentes que establezca la Universidad de Alicante con cualquier persona física o jurídica, pública o privada.

Supuestos excluidos. No se aplicará el presente protocolo a los siguientes casos:

Los contratos que se tramiten en virtud del artículo 83 de la Ley Orgánica de Universidades. Estos contratos, por estar sometidos a distinto régimen jurídico, serán gestionados por el Servicio de Gestión de la Investigación y Transferencia de Tecnología. No obstante, los convenios marco que se limiten a establecer la posibilidad de formalizar futuros contratos sí se ajustarán, en su tramitación, al presente procedimiento.
Los supuestos de colaboración interadministrativa por imperativo legal, como el caso de los conciertos con Instituciones Sanitarias previstos en el Real Decreto 1558/1986.
Los convenios para la adscripción de centros que impartan enseñanzas universitarias y los convenios entre universidades para la constitución de departamentos interuniversitarios, dadas sus características especiales.
Los convenios de colaboración específicos para la realización de prácticas formativas vinculadas tanto a estudios oficiales como a títulos propios, en empresas e instituciones públicas o privadas. Estos convenios se tramitarán en la Unidad de Prácticas del Servicio de Alumnado, desde donde se remitirán al Gabinete de Convenios, para que la Secretaría General los eleve a Consejo de Gobierno para su aprobación.

2. PROTOCOLO PARA LA TRAMITACIÓN DE CONVENIOS: FASES

2.1. Iniciativa

El personal de la Universidad de Alicante (en adelante UA) y el Consejo de Alumnos está facultado para formular propuesta de convenio al Gabinete de Convenios.

2.2. Contenido de la propuesta y tramitación

2.2.1 La persona proponente del convenio deberá presentar una solicitud a través de la e-administración de la UA (Acceso a la aplicación de convenios). En la solicitud, además de cumplimentar los datos requeridos, se adjuntará:

2.2.1.1 Texto del borrador del convenio o adenda, previamente consensuado entre las partes intervinientes. Dicho texto estará en formato editable y deberá estar cumplimentado en su totalidad a excepción de la fecha de firma. Con el fin de agilizar la tramitación, se podrán utilizar alguno de los siguientes modelos: http://web.ua.es/es/gabinete-convenios/modelos/modelos-de-convenios.html. En el caso de no hacer uso de los mismos, cualquier convenio específico deberá ajustarse al contenido mínimo que establece la normativa actual (Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (Capítulo VI).

El borrador del convenio deberá presentarse en alguna de las lenguas oficiales de la Comunitat Valenciana. Si la contraparte solicitara la firma del convenio en una lengua distinta de las anteriores, la persona solicitante deberá presentar el borrador de convenio ya traducido y a doble columna para ser firmado en ambas lenguas en un único documento.

2.2.1.2. Memoria justificativa de la necesidad y oportunidad de la celebración del convenio (formulario 1 para convenios marco). (formulario 1 para convenios específicos).

2.2.1.3 Informe relativo a la conveniencia de la tramitación del convenio (Formulario 2), emitido por:

La Junta de Centro, si la iniciativa parte de una Facultad o Escuela.
El Consejo de Departamento o de Instituto Universitario al que esté adscrito la persona proponente, si la iniciativa proviene de personal docente e investigador.
El Vicerrector o Vicerrectora competente, cuando la iniciativa provenga de un servicio o unidad dependiente del mismo.
El Secretario o la Secretaria General, cuando la iniciativa provenga del Servicio de Registro y Archivo.
La persona que ostente la Gerencia o la persona que ostente la Dirección del Servicio, si la iniciativa proviene de personal de administración y servicios destinados en Servicios Generales.

En el caso de propuestas de convenios internacionales para la defensa de tesis doctorales en régimen de cotutela internacional y en los de colaboración académica y científica, el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno de la Comisión académica del programa de doctorado. Igualmente, en los casos de convenios conducentes a la mención de Doctorado Industrial.

En el caso de que se trate de una propuesta de convenio internacional, tanto marco como específico, que conlleve intercambio de estudiantes de Grado y/o Máster, el formulario 2 deberá llevar, además, el visto bueno del Decano/a de la Facultad o Director/a del Centro.

Una vez enviada la solicitud de convenio, la persona proponente recibirá un justificante de registro y los detalles del expediente, al que se asignará un número. Con este número de expediente podrá consultar la situación de la gestión de su solicitud y anularla si lo considera conveniente.

El Gabinete de Convenios revisará la propuesta de convenio, y tras la recepción de los informes preceptivos, en el caso de no existir defectos de forma o fondo, enviará a la persona proponente un aviso indicándole que su expediente pasará para su aprobación, si procede, en el próximo Consejo de Gobierno.

En caso de existir defectos de forma o fondo, problemas de legalidad o falta de documentación para poder tramitar la propuesta de convenio, el Gabinete de Convenios lo comunicará a la persona proponente y quedará a la espera de respuesta o aceptación de las consideraciones efectuadas. Transcurridos 10 días hábiles desde la anterior comunicación sin recibir respuesta al respecto, se entenderá que decae el interés en la tramitación del convenio. En el caso de convenios internacionales, el plazo de respuesta o aceptación se ampliará a 30 días hábiles.

2.3. Aprobación y firma

2.3.1 Cumplimentados los trámites de los apartados anteriores, la Secretaría General elevará la propuesta de convenio a Consejo de Gobierno para su aprobación si procede.

2.3.2 Aprobado el convenio por el Consejo de Gobierno, el Gabinete de Convenios publicará la relación de los mismos en la sección "Convenios aprobados en Consejo de Gobierno" de su página web http://web.ua.es/es/gabinete-convenios/convenios/convenios-aprobados-en-consejo-de-gobierno.html. Asimismo, remitirá a la persona proponente del convenio el texto definitivo, ya firmado por la UA, en tantos ejemplares como partes intervengan.

2.3.3 La persona proponente gestionará la firma de la/s parte/s restante/s (rubricado en todas sus páginas) y remitirá un original al Gabinete de Convenios para su debido archivo.

2.4 Archivo, registro y publicación

El Gabinete de Convenios procederá al archivo del convenio y a su inclusión en la base de datos diseñada a tal efecto.

De acuerdo con lo establecido en la normativa sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, los convenios serán publicados en la web de la UA. Cuando no sea posible publicarlos en su integridad por razones de confidencialidad, se indicará su objeto, partes firmantes, duración, obligaciones, económicas o de cualquier índole, y sus modificaciones si las hubiera.

2.5 Denuncia de convenios

2.5.1. En el caso de que se quiera denunciar el convenio antes de su fecha de finalización, deberá cumplimentar el siguiente escrito de propuesta de denuncia al que se deberá acompañar el formulario 3 , que se cumplimentará teniendo en cuenta lo expuesto en el apartado 2.2.1.3 y dirigirlo al Gabinete de Convenios por correo electrónico (convenios@ua.es)

Recibida la documentación anterior, el Gabinete de Convenios notificará a la contraparte la denuncia, previa comprobación de los datos oportunos, y enviará a la persona proponente copia de la notificación.

2.5.2. Si la denuncia la hiciera la otra parte, será suficiente con que la persona proponente de la UA envíe al Gabinete de Convenios el escrito recibido, en el que conste la voluntad de la denuncia.