OFICINA DE INFORMACIÓN AL ALUMNADO. Memoria Universidad de Alicante 2017-18

OFICINA DE INFORMACIÓN AL ALUMNADO

VICERRECTORADO DE ESTUDIANTES Y EMPLEO

El Servicio de Información tiene por misión facilitar el acceso de las y los usuarios a la información sobre los recursos y servicios que ofrece la UA y el sistema universitario en general. Para ello gestiona y difunde información mediante la atención personal, la edición de publicaciones y la utilización de las TIC con criterios de profesionalidad, responsabilidad social, cooperación, rigor, claridad y flexibilidad aportando una visión global del sistema universitario y de la Universidad de Alicante.

Las actividades en que se concreta esta misión son: atender las consultas de información y difundir información universitaria, editar publicaciones y otro material informativo, editar contenidos en web, gestionar convocatorias y programas y participar en eventos informativos.

CONSULTAS DE INFORMACIÓN

Se atienden las consultas de información de las personas interesadas (alumnado de secundaria y universitario, titulado, extranjero, etc.) a través de distintos canales (presencial, telefónico, postal, correo electrónico, edición de publicaciones, etc.) haciendo uso de diversos recursos informativos en bases de datos y web.

Las demandas de información se refieren, principalmente, a:

Oferta formativa y condiciones de acceso.
Posibilidades de obtener becas y ayudas.
Actividades académicas y de extensión universitaria y convocatorias.
Servicios y recursos que pueden encontrar en nuestra universidad.
Normativas, procedimientos y trámites (acceso, preinscripción, matrícula, etc.).
Información sobre otras universidades u organismos.
Transporte y alojamiento, etc.

Durante el curso 2017-18 se han resuelto un total de 20.424 consultas, cuya distribución por diferentes parámetros se recogen en las tablas siguientes:

CONSULTA POR COLECTIVO
COLECTIVO	TOTAL
Estudiante UA	5.456
Bachiller	2.713
Extranjeros	2.624
Padres-madres	1.324
Exuniversitarios/as	183
Titulados UA	1.278
Estudiante universitario	621
Titulados universitarios	733
Mayores 25, 40 y 45	369
FP	389
Estudiante UE	450
Personal UA	304
Instituciones y empresas	328
Profesores y orientadores	305
Profesores UA	408
Otros	2.939

PERIODOS SEPTIEMBRE 2017-AGOSTO 2018
MES	TOTAL
Septiembre 2017	2.208
Octubre 2017	965
Noviembre 2017	840
Diciembre 2017	836
Enero 2018	1.559
Febrero 2018	1.084
Marzo 2018	1.180
Abril 2018	1.434
Mayo 2018	1.774
Junio 2018	1.983
Julio 2018	2.923
Agosto 2018	3.638

TEMÁTICA DE CONSULTA
TEMÁTICA	TOTAL
Acceso a grados	6.399
Información académica y administrativa	5.491
Becas y ayudas	1.070
Localización y datos de contacto	935
Acceso a postgrados	1.255
Actividades UA	883
Servicios UA	844
Alojamiento	330
Otros	1.491
Transporte	87
Sistema universitario	44
Gestión de identidades	1.595

VÍA DE CONSULTA
VÍA	TOTAL
Teléfono	11.713
Mail	5.625
Presencial	2.113
Chat	359
Formulario_web	612
Correo postal	2

Además, hay que considerar las consultas resueltas por el personal de la Centralita de la UA, el cual está integrado en el Servicio de Información.

Consultas resueltas por el Servicio Específico de Atención Telefónica para preinscripción y matrícula (Teléfono: 965 909 900):

NUM. CONSULTAS POR FRANJAS HORARIAS
FRANJA HORARIA	NUM. CONSULTAS
De 8 a 9 h.	3
De 9 a 10 h.	1.736
De 10 a 11 h.	2.214
De 11 a 12 h.	2.486
De 12 a 13 h.	2.639
De 13 a 14 h.	2.286
De 14 a 15 h.	1.371
De 15 a 16 h.	1.121
De 16 a 17 h.	1.231
De 17 a 18 h.	1.271
De 18 a 19 h.	1.216
De 19 a 20 h.	869

NUM. CONSULTAS POR FRANJAS HORARIAS AMPLIACIÓN 24 HORAS (17, 18 y 19 de julio)
FRANJA HORARIA	NUM. CONSULTAS
De 20 a 21 h.	87
De 21 a 22 h.	35
De 22 a 23 h.	1
De 23 a 24 h.	26
De 0 a 3 h.	23

NUM. CONSULTAS POR TIPO DE ESTUDIOS
ESTUDIOS	NUM. CONSULTAS
Grado	14.944
Sin determinar	2.633
Máster	942
Títulos Propios	66
Doctorado	30

NÚMERO DE CONSULTAS POR PERIODOS
PERIODO	DÍAS	CONSULTAS
Del 7 de junio al 11 de julio	25	4.897
Del 12 de julio al 28 de septiembre	34	13.718
TOTAL	59	18.615

NÚMERO DE CONSULTAS POR MESES
MESES	DÍAS	CONSULTAS
JUNIO	17	3.320
JULIO	22	9.173
SEPTIEMBRE	20	6.122
*TOTAL*	59	18.615

Recursos

Algunos de los recursos que permiten atender estas demandas según la temática de la consulta son:

Información académica y administrativa:

Oferta de estudios de la Universidad de Alicante, de las universidades de la Comunidad Valenciana y del resto de universidades españolas. Planes de estudio de las titulaciones de la Universidad de Alicante y de otras universidades.
- La base de datos que da soporte a la de Oferta de Estudios Universitarios de la web contiene alrededor de 12.000 registros de titulaciones que imparten las Universidades (títulos oficiales y propios, postgrados y doctorados), así como los datos de contacto de los centros que imparten cada uno de estos estudios (dirección, teléfono, fax, e-mail y web), y otros datos tales como servicios, rectorados, vicerrectorados, acceso, deportes, información, cultura, etc. Cada oferta enlaza con el respectivo plan de estudios.
Información sobre acceso, modalidades y trámites para el ingreso en la universidad. Selectividad, Formación Profesional, Mayores de 25 años, Extranjeros/as, Titulados/as y otras vías de acceso. Punto de información sobre el distrito abierto.
Procedimiento de matrícula
Información sobre la organización de esta universidad: Centros, Departamentos y Servicios para el alumnado.
FAQ de Preguntas y Respuestas más frecuentes del alumnado.
Recopilación en la Agenda de Actividades de la Universidad de Alicante (congresos, cursos, conferencias, exposiciones, etc.) así como de las actividades de otras universidades y organismos. A continuación se recoge una cuantificación de eventos registrados en la agenda durante el curso 2017/18.

TIPOLOGÍA DE ACTIVIDADES	Nº DE EVENTOS REGISTRADOS (1 de septiembre 2017 al 31 de agosto de 2018)
TIPOLOGÍA DE ACTIVIDADES	UNIVERSIDAD DE ALICANTE	OTRAS UNIVERSIDADES Y ORGANISMOS	TOTALES
Actividades culturales	381	3	384
Actividades ocio y tiempo libre	23	-	23
Actividades deportivas	25	-	25
Actos sociales e institucionales	127	-	127
Becas, ayudas, subvenciones, certámenes, concursos, etc.	382	809	1.191
Conferencias, seminarios, mesas redondas, congresos, jornadas, etc.	539	5	544
Cursos	239	8	247
Trámites administrativos	3	-	3
Oposiciones, concursos y bolsas de trabajo	31	60	91
Títulos universitarios (oficiales, propios, postgrado, tercer ciclo)	2	-	2
Programas asistenciales, de cooperación, desarrollo y voluntariado	10	-	10
TOTAL	1.762	885	2.647

Recopilación y seguimiento de las becas más importantes, mantenimiento actualizado de convocatorias en vigor (textos completos de las convocatorias, plazos, impresos, etc.), así como consulta de convocatorias anteriores.
En la última versión de la Agenda se han diseñado agendas específicas (Deportes, Cultura, Bibliotecas...). En esta, se facilita el acceso a los datos, se permite la inserción de imágenes, la generación de agendas específicas y la comunicación de eventos.
Se ha publicado la Agenda Cultural del Ayuntamiento de Alicante, que incorpora mediante una pasarela, datos de la Agenda UA.

Información complementaria

Información sobre transporte universitario, horarios e itinerarios.
Datos de contacto e información sobre centros de interés para los alumnos (colegios profesionales, centros de información juvenil, asociaciones, etc.) y sobre estudios no universitarios (Formación Profesional).
Asesoramiento sobre salidas profesionales.
Alojamiento: desde la oficina se gestiona una bolsa de alojamiento de viviendas para alquilar o compartir; los datos registrados en el curso 2017/2018, en concreto en el periodo de 1 de septiembre de 2017 al 31 de agosto de 2018, en la bolsa de alojamientos son:

VIVIENDAS	Nº HABITACIONES	PLAZAS
442	1.398	874

También se proporciona información general de otras modalidades de alojamiento tales como las Residencias Universitarias.

Web UA

El Servicio de Información contribuye al mantenimiento y actualización permanente de la web de la Universidad, a través de bases de datos, agenda de actividades así como páginas de información sobre acceso, preinscripción, becas, alojamiento, transporte, preguntas y respuestas, supervisión del portal Tus Anuncios, etc.

En el curso 2017-18 se ha continuado con la edición en web de las fichas informativas de los títulos de Grado y Másteres universitario en el marco de las acciones para la implantación de los títulos del EEES. Las actividades realizadas han consistido en: creación del esquema de contenidos, selección de información desde las memorias respectivas y fichas de las asignaturas, edición de contenidos y revisión de datos. Asimismo se ha llevado a cabo la edición de la información general y básica de cada asignatura de los nuevos títulos: objetivos, competencias, contenido resumido y sistema de evaluación general.

Se ha elaborado un nuevo esquema de contenidos de las ficha web de las titulaciones. Se está en fase de elaboración, transladando los datos actuales a las fichas.

Portal de Estudia en la UA

Mantenimiento del portal Estudia en la UA (web.ua.es/es/estudia-ua/) dirigido a estudiantes preuniversitarios/as, siguiendo los últimos criterios de diseño con el fin de que sea accesible desde distintos dispositivos móviles.

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EDICIÓN DE PUBLICACIONES

Se han editado las siguientes publicaciones:

Cuadernillos individuales de los diferentes Grados (ediciones castellano y valenciano)
Guía de las Titulaciones de Grado 2018-19 (ediciones castellano y valenciano)
Folletos PAU junio, en colaboración con el Secretariado de Acceso y Orientación Universitaria.
Guía de acceso, folletos y póster para Mayores 25, 40 y 45 años, en colaboración con el Secretariado de Acceso y Orientación Universitaria (ediciones castellano y valenciano)
Folleto castellano y valenciano, y carteles bilingües 50x70 cm. del portal Estudia en la UA
Folletos de las Conferencias Estudios de la UA y salidas profesionales (bilingüe)
Póster castellano y valenciano de las Conferencias Estudios de la UA y salidas profesionales
Folletos castellano y valenciano y carteles bilingües 50x70 cm. de la oferta de Grados de la UA.
Guía de Estudiantes 18-19 (castellano, valenciano e inglés).
Folletos de los másteres universitarios oficiales (castellano y valenciano)
Listados quincenales de actividades y convocatorias de la UA y listados especiales de interés para la comunidad universitaria:
- Info-UA (cursos, seminarios, jornadas, exposiciones…)
- Info-becas (convocatorias de becas y ayudas )
- Info-Cursos de Verano

Guía Títulos de Grado 2017-18 de la Universidad de Alicante, versiones castellano y valenciano (116 páginas)
Accesible desde web.ua.es/es/oia/publicaciones/publicaciones-de-interes.html
Cartel bilingüe oferta de Grados

Cuadernillos individuales de los diferentes Grados (ediciones castellano y valenciano)
Accesible desde web.ua.es/es/oia/publicaciones/publicaciones-de-interes.html

Guía de Estudiantes 2018/19: Libros versiones castellano, valenciano e inglés (160 páginas)
Accesible desde web.ua.es/es/oia/publicaciones/publicaciones-de-interes.html

Folleto Acceso a la UA: Selectividad de Junio 2018 (castellano y valenciano)

Cuadernillo 2018 Acceso a la Universidad para mayores de 25, 40 y 45 años (ediciones castellano y valenciano, 72 páginas)

Folleto bilingüe del Seminario de Orientación para la preparación de la Prueba de Acceso para Mayores de 25 y 45 años

Cartel bilingüe y Tríptico portal Estudia en la UA, castellano y valenciano

Folleto Oferta de Estudios UA 2018-19 (ediciones castellano y valenciano)

Folleto bilingüe y carteles (castellano y valenciano) de Ciclo-Conferencias titulaciones de la UA y salidas profesionales

Listados de actividades y convocatorias de interés para la comunidad universitaria
Accesible desde web.ua.es/es/oia/listados-de-actividades/listados-de-actividades-para-centros-de-informacion.html

Nueva edición de folletos de la oferta de Másteres Universitarios de la UA (versiones en castellano y valenciano)
Accesible desde web.ua.es/es/oia/publicaciones/publicaciones-de-interes.html

Panel y expositores grados y másters UA

Paneles para ferias

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GESTIÓN DE PROGRAMAS / CONVOCATORIAS

Se ha participado en la gestión de los siguientes programas, en colaboración con el Secretariado de Acceso y Orientación Universitaria:

Programa de Visitas de Secundaria: Entre el 12 de enero y el 16 de marzo de 2018, durante 8 sesiones, nos han visitado cerca 6.460 estudiantes de Bachillerato y de FP, acompañados de 359 profesores, provenientes de 137 IES de la provincia de Alicante y algunos de Albacete. Los visitantes se integraban en alguno de los ocho itinerarios previstos visitando servicios e instalaciones comunes y laboratorios, demostraciones y recursos específicos propios del itinerario.
Becas monitores del Programa Infomatrícula de apoyo informativo a los procesos de preinscripción y matrícula, del Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo. Se presentaron 233 solicitudes de participación.
Becas monitores para el Programa de visitas de estudiantes de secundaria, del Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo. Se presentaron 358 solicitudes de participación.
Conferencias titulaciones UA y salidas profesionales: Durante la mañana del viernes 23 de marzo de 2018, se celebraron 44 conferencias de las distintas titulaciones de grado de la UA, a las que asistieron aproximadamente unos 4.000 estudiantes, la mayoría de 1º y 2º de bachillerato y también de FP. Participaron 137 ponentes, profesores de la UA y profesionales de los ámbitos público y privado.
Puesta en marcha, coordinación y supervisión del Servicio de Atención Telefónica. Desde el 7 de junio hasta el 28 de septiembre de 2018, excepto el mes de agosto, se dispuso de un servicio telefónico, de lunes a viernes de 9 a 19,45 h., para resolver las consultas relacionadas con los procesos de acceso y matrícula.
Se establecieron dos periodos diferentes: del 7 de junio al 11 de julio y del 12 de julio al 28 de septiembre. El personal que prestó el servicio fueron 14 personas en turno de mañana y 5 en turno de tarde, seleccionadas entre estudiantes de la UA. Se registraron 20.329 consultas en dicho periodo. Los y las informadoras recibieron formación sobre procedimientos, trámites, plazos y otros aspectos relacionados con los procesos de acceso y matrícula y sobre otras cuestiones de interés general. Los días 17, 18 y 19 de julio, coincidiendo con el periodo de matrícula de estudiantes de primer curso de grado, el horario del servicio fue de 24 horas (a partir de las 22:00, las consultas se atendieron a través de Whatsapp).

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GESTIÓN DE IDENTIDADES

El Servicio de Información se encarga de la Aplicación "Gestión de Identidades".

A través de la gestión de identidades, el personal del servicio puede insertar o modificar el correo personal del usuario para que se pueda generar una nueva contraseña. De noviembre de 2017 a agosto de 2018 se han resuelto 1.595 consultas relacionadas con la gestió de identidades.

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DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN

Envío de carta institucional y folletos de las titulaciones solicitadas a aproximadamente 4.431 estudiantes de secundaria que nos habían dejado sus datos y autorizado el envío de información cuando visitaron la UA. La preparación del envío se realizó los días posteriores a la realización de la selectividad de junio y con la previsión que les llegará después de conocer los resultados de selectividad.
Envío de documentación y de material de difusión a centros de secundaria de la provincia de Alicante, de la Comunidad Valenciana, de Murcia i la provincia de Albacete, así como al resto de universidades españolas.
Remisión de material informativo a Tot Animació que organiza una feria educativa itinerante en varias localidades de la Comunidad Valenciana (Puçol, Alzira, Xàtiva, Tavernes Blanques, Carcaixent, Alginet, Almassora, Moncada, Pego y Dénia, etc).
Montaje de un punto de información en el Liceo Francés para informar a los alumnos sobre la oferta de titulaciones y posibilidades de continuar/ampliar estudios y posibles salidas laborales.
Establecimiento del dispositivo de apoyo informativo a la selectividad (Infoselectividad con la instalación de varios puntos de información atendidos por becarios y señalización por el campus.
Establecimiento del dispositivo de apoyo informativo al seminario y a las pruebas de acceso para mayores de 25 años, con la instalación de un punto de información atendido por becarios y personal propio.
Difusión de las titulaciones y servicios de la UA en la Semana del Deporte Joven.
Distribución de la Guía de los Títulos de Grado y otro material informativo a aproximadamente 6.460 estudiantes de los IES y profesorado acompañante, dentro del programa de Visitas de Secundaria.
Distribución de folletos y guías de las titulaciones y otro material informativo a los asistentes al ciclo de conferencias coloquio sobre las titulaciones de la UA y salidas profesionales.
Distribución de diferente material informativo en las diferentes ferias en que se ha participado.
Edición en web de las fichas de grados y los másteres universitarios: esquema de contenidos, selección de información, edición y revisión de datos.
Edición en web de parte de los contenidos de la ficha de asignatura (vinculación de competencias, objetivos formativos, breve descripción de contenidos y sistema general de evaluación) de los grados y másteres universitarios.

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PARTICIPACIÓN EN EVENTOS DE INFORMACIÓN JUVENIL Y/O TEMÁTICA EDUCATIVA

Presencia con estand y atención presencial en ferias y acontecimientos de información juvenil y de educación (estudios y formación, salidas educativas y/o profesionales...) organizadas por ayuntamientos y otras entidades. El curso 2017/18 se ha participado en los siguientes eventos:

EVENTO	LOCALIDAD / FECHA
XIII Feria de Bienvenida	Universidad de Alicante (Bajos de la Biblioteca General). Del 26 al 28 de septiembre, de 10 a 14 y de 16 a 19 h.
Punto Información Seminario Mayores 25 años	Universidad de Alicante (Aulario II. Hall) 6 de octubre de 2017, de 15 a 17 h.
I Feria de Orientación Univesitaria	Llíber. Laude the Lady Elizabeth School 20 de octubre, de 10 a 17 h.
Oriéntate 2017	Alicante. Centro 14 Del 2 al 30 de noviembre de 2017
Unitour	Alicante. Auditorio de la Diputación. 13 de noviembre de 2017, de 10 a 14 h y de 15,30 a 17 h.
Unitour	Murcia. Hotel NH Amistad. 14 de noviembre de 2017, de 10 a 14 h y de 15,30 a 17 h.
Feria de Universidades	Kings College Alicante 13 de diciembre
I Jornada Agustinos Orienta	Alicante 19 de enero de 2018, de 9 a 18 h.
Lycée Français d’Alicante Pierre Deschamps	El Campello 19 de enero 2018, de 14,15 a 18,30 h.
¿Ahora qué?. VII Jornadas de Orientación Académica y Laboral	San Vicente del Raspeig 5, 6 y 7 de febrero de 2018, de 9 a 14 h.
V Jornadas de Orientación	IES Dr. Balmis (Alicante) 6 febrero 2018
X Jornadas Informativas	Escuela Europea de Alicante 6 febrero de 2018, de 14 a 19,30 h.
VI Feria de Orientación Profesional y Universitaria	Murcia 7 y 8 de febrero de 2018, de 17 a 19 h.
VII Feria de Universidades	El Limonar International School Villamartín 8 de febrero, de 9,30 a 14,30 h.
Especializa-T Feria de posgrados e idiomas	Valencia 10 de febrero, de 16 a 19 h.
FIEP 2018	Valencia 14 de febrero de 2018, de 16 a 19 h.
IV Feria de Universidades y Estudios Superiores	Orihuela 14 de marzo, de 9 a 14 h.
Jornada sobre Formación y Mercado Laboral	Monforte 15 de marzo, de 10 a 13,30h.
III Feria Bianual de Universidades	Elche 16 de marzo, de 16 a 19 h.
II Feria de Orientación (Concejalía de Educación)	Petrer Del 21 al 23 de marzo, de 8 a 15 y de 16,30 a 18,30; viernes de 8 a15 h.
Jornadas de Educación y Empleo	Pinoso 23 de marzo de 2018, de 9 a 14 h.
Jornada de Información	Elche. Colegio Nª Sra. del Carmen 23 de marzo
II Jornada de Orientación Vocacional	Torrevieja. Colegio La Purísima 23 de marzo
Conferencias titulaciones UA y salidas profesionales	Universidad de Alicante (Aulario I) 23 de marzo de 2018
II Jornadas Formativas “Oriéntate en La Nucía”	La Nucía 27 de marzo, de 9 a 14,30 h.
Mesa Redonda Universidades	IES Playa San Juan 27 de marzo, de 11 a 13,30
XIV Setmana de la Joventut	Cocentaina. IES Pare Arques 13 de abril, de 10 a 14 h.
Casa de Cultura	Alzira 16 de abril, de 9 a 14 h.
IX Jornadas Formativas: Oriéntate en la Vila	Villajoyosa. Casa de la Juventud 17, 18, 19 y 20 de abril, de 9,15 a 13,45 h.
XI Feria de Formación y Empleo	Novelda 20 de abril, de 9 a 14 h.
El Baúl del Estudiante y del Empleo	Elda 25 y 26 de abril, de 10 a 14 h. y de 17 a 20 h.
Feria del Libro Alicante	Del 26 de abril al 6 de mayo, de 10 a 14 h. y de 17 a 21h.
III Feria de Formación	Almoradí 27 de abril, de 9 a 13,30 h.
Fira de l'Estudiant de Xàtiva	Xàtiva 27 de abril , de 9 a 15 h.
VIII Feria Educativa. IES Catral	Catral 4 de mayo, de 10 a 12 h.
VI Feria Formación y Empleo	Aspe 4 de mayo, de 9 a 14 h.
Gastronomía Alicante 2018	Alicante. IFA Del 4 al 7 de mayo
Exámenes Mayores 25 años (2º ejercicio)	UA. Punto Informativo apoyo mayores 25 años: 5 de mayo, por la mañana
X Feria de Empleo y Formación (Creviempleo 2018)	Crevillente 24 de mayo, de 10 a 13 h. y de 17,30 a 21 h.
Punto informativo pruebas de acceso a la Universidad	Aulario I y II Alcoi. Edificio Ferrándiz Del 5 al 7 de junio
Punto informativo pruebas de acceso a la Universidad	Aulario II Alcoi. Edificio Ferrándiz Del 3 al 5 de julio

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PANELES IDENTIFICATIVOS DE LAS DIFERENTES FACULTADES Y ESCUELAS Y OTROS CENTROS DE LA UA

Se han realizado las gestiones para el diseño e instalación de los elementos que forman la infraestructura del Ciclo de conferencias coloquio sobre los estudios de la UA y salidas profesionales, en concreto se han instalado 11 puntos informativos, correspondientes a todos las Facultades y Escuelas, Consejo de Estudiantes, Prácticas y Movilidad, Punto de información general, zona de proyección y las mesas de las y los ponentes, así como la impresión y colocación de los respectivos carteles. Cada cartel tiene una medida de 2,40 x 2 m. Se han aprovechado los paneles del año anterior y sólo se han rectificado algunos de ellos.

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DESARROLLO DE PROCESOS DE CALIDAD

Cumplimentación datos del Sistema de Gestión de Calidad

Se ha cumplimentado el cuestionario del Sistema de gestión de recogida de datos de calidad (indicadores) siguiendo las instrucciones de la Unidad Técnica de Calidad.

Se ha iniciado el proceso de consultas para concocer la satisfacción de las y los usuarios con el Servicio de Información.

Se ha publicado la 2ª Edición de la Carta de Servicios del Servicio de Información.

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