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GESTIÓN DE ESPACIOS

 

Normativas de gestión de espacios

La importancia de una eficiente gestión de los espacios del Campus ha llevado a este Vicerrectorado a hacer especial énfasis en normalizar aquellos aspectos relacionados con las diferentes actividades, que implican la utilización de salones, aulas, espacios interiores, etc. que se vienen realizando en nuestro Campus. Entre ellas cabe destacar:

1. Normativa para el alquiler y/o cesión de espacios de la UA a entidades tanto externas como internas.

Hasta este momento la cesión o alquiler de espacios interiores (aulas, salones, etc.) a usuarios externos e internos conllevaba una gran variedad de situaciones diferentes, en cuanto a los términos en los que se llevaba a cabo el proceso administrativo de la cesión o alquiler.

En este sentido se ha introducido una normativa de actuación para sistematizar y agilizar este proceso por parte de los órganos y servicios responsables.

La normativa se divide en cuatro partes:

- Un protocolo interno de actuación que facilite y clarifique el proceso de alquiler a los órganos y servicios de la Universidad de Alicante implicados.

- El contrato de alquiler o cesión de espacios con la legislación actualizada.

- Un reglamento general que será colgado en la página web de la Unidad de Gestión de Espacios, junto con un reglamento específico para el Paraninfo.

- Una aplicación web de comprobación de disponibilidad de espacios y un formulario web de solicitud de alquiler de espacio, a desarrollar por el Servicio de Informática, que estarán en funcionamiento en breve espacio de tiempo.

2. Procedimiento para la actualización y mantenimiento de los espacios.

La ampliación del Campus de la UA es, sin duda, un reto para el próximo curso académico y futuros años. Un paso previo necesario para planificar este proceso de ampliación y de optimización de espacios en la UA es la correcta actualización de la información espacial en nuestra Universidad (estancias, usos de ellas, ocupación, inventario, etc.). Durante este curso académico se ha empezado a consensuar un modelo de actualización de los espacios y su ocupación, que esperamos se lleve a cabo antes de final de este año. Al mismo tiempo se va iniciar un proceso similar en relación al material inventariable. De esta forma, la integración de toda esta información dentro del Sistema de Información Geográfica de la UA (SIGUA), junto con un nuevo modelo de gestión de espacios que sirva como referente a la hora de decidir que centros y/o unidades poseen déficit o superávit de espacios, permitirá no sólo un mejor aprovechamiento de lo actualmente edificado sino disponer de una herramienta útil para la toma de decisiones.


 

Modificación y/o adecuación del uso de espacios de la universidad

1. Espacios docentes

Durante el curso académico 2004/05 se ha puesto en evidencia la necesidad de espacios docentes tanto para títulos oficiales como otros estudios ofrecidos por la Universidad de Alicante, debido al incremento de estos, del número de alumnos y la desaparición de algunas aulas debido a remodelación de usos. Dicha reducción se pone de manifiesto si comparamos la capacidad de las aulas del curso 2001-02 y la del 2004-05, en la que se observa una disminución de capacidad de unas 2300 plazas (Figura 1).

Comparativa de la Capacidad en las aulas
Figura 1. Disminución de la capacidad de las aulas en los últimos años



Para abordar las tareas que implican alcanzar procedimientos óptimos de xxxxx de los espacios docentes se ha creado una Comisión de espacios docentes donde están representados diversos Vicerrectorados y Servicios implicados en estas actuaciones bajo la coordinación del Vicerrector de Tecnología e Innovación Educativa y el Vicerrector de Infraestructuras y Ampliación del Campus.

Una de las primeras actuaciones ha sido la puesta en marcha de un proceso de centralización de la información de espacios docentes dentro de la herramienta UNIVERSITAS XXI (UXXI). Este hecho aunque ha motivado un esfuerzo adicional por parte de los centros, departamentos y de la Unidad de Gestión de Espacios, va a ser fundamental con vistas a la planificación de espacios docentes para el curso próximo, puesto que permitirá optimizar la distribución geográfica de aulas, la distribución de los horarios y la cesión de espacios docentes a las titulaciones oficiales y otras actividades en función de sus necesidades reales.

En la Tabla 1 presentamos la asignación inicial de turnos según centros y en la Figura 2 su dispersión geográfica para el curso 2005/06. Durante este curso se trabajará por disminuir la dispersión geográfica de aulas para las diferentes titulaciones, optimizar el buen uso del espacio docente y planificar las necesidades para el próximo curso.

Distribución de Aulas por Turnos

Curso 2005/06

Centro

Aulas mañana

Aulas tarde

Facultad de Ciencias

24

11

Facultad de Derecho

16

20

Facultad de CC. Económicas y Empresariales

38

30

Facultad de Educación

23

7

Facultad de Filosofía y Letras

33

29

Escuela Politécnica Superior

30

32

E.U. Estudios Empresariales

12

9

E.U. Enfermería

9

2

E.U. Óptica y Optometría

5

2

E.U. Relaciones Laborales

4

5

E.U. Trabajo Social

2

13

Totales

196

160

Tabla 1. Distribución de aulas por turnos

 

Dispersión Geográfica por CentroFigura 2. Dispersión Geográfica por Centro

En este sentido conviene destacar la eficiente labor de la Unidad de Gestión de Espacios (UGE) tanto para solventar problemas relacionados con las titulaciones oficiales como no oficiales, como se puede deducir de la siguiente tabla, en la que se recoge el gran volumen de trabajo realizado en un corto plazo de tiempo para conseguir que no se produjeran incidentes al inicio del curso académico.

Plazo

Tarea

Responsable

20/05/2005 - 27/05/2005

Se solicita a los centros las necesidades de aulas para el curso 2005-06, que remitan dicha información a la Unidad de Gestión de Espacios (UGE)

Centros

28/05/2005 - 18/06/2005

La UGE lleva a cabo el proceso de asignación de aulas que es enviado a los centros y habilitado dentro de UXXI

UGE

19/06/2005 - 05/09/2005

Los centros y departamentos introducen la información de horarios en UXXI

Centros y departamentos

06/09/2005 - 21/09/2005

La UGE corrige la información incorrecta o no introducida por los centros y departamentos en UXXI, resuelve las incidencias y asigna las peticiones adicionales de aulas a estudios oficiales

UGE

Desde 22/09/2005

Se empiezan a asignar los huecos existentes en los espacios docentes a titulaciones oficiales que los necesiten, curso propios, etc. y se resuelven los posibles problemas de solapamiento

UGE


En la Figura 3 podemos observar la estadística diaria de peticiones vía e-mail y telefónicas, relacionadas con la Gestión de Espacios en la Universidad, atendidas por la UGE.

Estadística de peticiones diarias a la UGE
Figura 3. Solicitudes atendidas por el secretariado de Gestión de Espacios.

 

Finalmente, junto con la atención de las anteriores solicitudes se está llevando a cabo la asignación de aulas para exámenes desde la aplicación diseñada específicamente para ello (Figura 4), en la cual, tras realizar las consultas previas dentro de Universitas XXI, es posible asignar un aula a cada actividad (examen) (Figura 5).

Web de asignación de aulas

Figura 4. Aplicación diseñada para la asignación de espacios docentes para la realización de exámenes.

Web de asignación de aulas para exámenes

Figura 5. Pantalla para asignar el aula asignada para examen una vez que desde la aplicación UXXI se ha llevado a cabo la búsqueda de un hueco existente.

Actualmente se prepara un calendario con todas las actuaciones, plazos y responsables que permitirán clasificar y establecer todas las acciones incluidas en los procesos relacionados con la organización del curso académico.

2. Espacios en edificios del Campus.

Dentro del Secretariado de Gestión de Espacios y Ampliación del Campus se están atendiendo todas aquellas solicitudes que impliquen una reubicación de personal o necesidades de espacios y de mobiliario. En la Figura 6 presentamos el número de solicitudes recibidas en ambos aspectos durante el curso académico 2004-05.

Número de solicitudes

Figura 6. Solicitudes atendidas por el secretariado de Gestión de Espacios








Laboratorio de sistemas de información geográfica y catografía automatizada (LabSIG)

El Laboratorio de Sistemas de Información Geográfica y Cartografía Automatizada (LabSIG) está integrado en el seno del Instituto Universitario de Geografía, y en él se llevan a cabo diferentes proyectos de investigación relacionados con la implementación de las nuevas tecnologías en la cartografía.

Desde el año 1997 el LabSIG desarrolla el Sistema de Información Geográfica de la Universidad de Alicante (SIGUA). Desde su primera edición, SIGUA se ha venido constituyendo progresivamente como una herramienta válida para la gestión, ofreciendo la integración de las variables espaciales en los diferentes niveles informativos de los servicios universitarios, facilitando a la vez su difusión pública a través de Internet.

En resumen, las actividades desarrolladas en el LabSIG referentes al servicio SIGUA han sido las siguientes:

- Actualización puntual de la base de datos a petición del SIGUA por petición del Secretariado de Gestión de Espacios. En este sentido se ha llevado a cabo trabajo de campo para la ubicación del personal, identificación del uso de diversos espacios universitarios e incorporación de modificaciones de edificios en la base de datos, que eran necesarios para la toma de decisiones en diversas peticiones recibidas en el Vicerrectorado de Infraestructuras y Ampliación del Campus.

- Diseño e impresión de carteles indicativos para la señalización externa de los edificios, en colaboración con el Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica.

- Diseño, programación e implementación de un nuevo modelo de datos informáticos para el servicio SIGUA, basado en la incorporación de geometría a la base de datos (geodatabase). Se han diseñado nuevas funciones; se han creado interfaces de usuario y se han personalizado tareas habituales. Se han diseñado, además, herramientas para la incorporación de los datos del Servicio de Informática en la “geodatabase”, incluyendo medidas de control de los datos. Algunos ejemplos de estas aplicaciones se presentan en las Figuras 7, 8, 9 y 10.

Web del Sistema de Información Geográfica de la UA (SIGUA)

Figura 7. Interfaz para la sincronización e introducción de datos de trabajo de campo.

Web del SIGUA

Figura 8. Interfaz de consulta y modificación de datos



Datos de la Web del SIGUA

Figura 9. Interna de comprobación de datos



Formulario de sincronización de datos de personal

Figura 10. Formulario de sincronización de diversas bases de datos


- Se han incorporado numerosas novedades en la web institucional (http://www.sigua.ua.es): Descarga de geometría en formato pdf y SIG y en tiempo real, transformación de peticiones en el estandar XML, nuevas utilidades para usuarios, como, por ejemplo, la diseñada para el servicio de prevención para localización de extintores, alarmas, mangueras, salidas de emergencia (Figura 11).

Web de localización de edificios

Web de localización de extintores, alarmas, mangueras y salidas de emergencia

Figura 11. La aplicación diseñada para el Servicio de Prevención permite tras seleccionar un edificio y una de sus plantas comprobar la localización de los extintores, alarmas, mangueras, salidas de emergencia e introducir nueva información que no aparezca.


- Incorporación del SIGUA dentro del recientemente creado SIUA (Servicio de Información de la Universidad de Alicante).

- Se han atendido más de 100 peticiones realizadas mediante correo electrónico, acceso en la web institucional y teléfono, relacionadas con auditorias de espacios procedentes de personal de la Universidad de Alicante.

- Se ha llevado a cabo la formación del personal nuevo incorporado al servicio.

 



Uso de espacios por entidades externas

La Universidad de Alicante, a través del Secretariado de Gestión de Espacios, cede sus instalaciones (Salón de Actos del Paraninfo, Salón de Actos del Aulario II, Salón de Actos del edificio Germán Bernácer y Espacios Docentes: Aulas de teoría y Aulas de Informática) para la realización de actos culturales, académicos, exámenes, etc. tanto a los propios miembros de nuestra Universidad como a entidades externas, las cuales suscriben para ello un contrato de alquiler.

Este proceso se lleva a cabo por parte de la Unidad de Gestión de Espacios coordinado con el Secretariado de Gestión de Espacios y Ampliación del Campus, que se encargan de gestionar la disponibilidad del espacio, su reserva y el trámite administrativo de alquiler o cesión.

En la Figura 12 presentamos un gráfico del uso de cada una de estas salas por parte de entidades externas durante el curso 2004/05.

Peticiones de Uso de espacios por entidades externas

Figura 12. Uso de espacios por parte de entidades externas

 

El uso de estas salas es aún mayor si consideramos las cesiones que se hacen de ellos al personal de la Universidad de Alicante que lo solicita para actividades académicas, culturales, etc., como se puede observar en la Figura 13.

Peticiones de Uso de espacios por usuarios de la UA

Figura 13. Uso de espacios por parte de usuarios de la U.A